KSeF
Integracja z KSeF — wdrożenie po stronie ERP, sklepu i API
FA(3) · offline24 · certyfikaty · ERP · sklep · monitoring
Integracja z KSeF oznacza trzy nowe obowiązki techniczne po stronie Twoich systemów: zbudowanie dokumentu w obowiązującym schemacie FA(3), obsługę odpowiedzi i błędów z API bramki oraz trwałe przechowanie potwierdzenia u siebie. Do tego dochodzą decyzje projektowe: tryb offline24, certyfikaty i uprawnienia oraz to, który system jest źródłem prawdy dla faktury. Wdrażamy to jako integrację, nie jako instalację modułu — zaczynając od tego, gdzie w Twojej firmie powstaje faktura.
Na czym się skupiamy
Co obejmuje integracja z KSeF
Faktura przestaje być plikiem PDF wysyłanym mailem — staje się komunikatem XML przyjętym przez bramkę i opatrzonym numerem identyfikującym. Po stronie systemów oznacza to:
- Budowę dokumentu FA(3) z danych ERP — z korektami, fakturami do paragonu i sprzedażą zagraniczną
- Wysyłkę do API KSeF i obsługę odpowiedzi oraz błędów
- Trwałe przechowanie numeru KSeF i potwierdzenia przy dokumencie
- Tryb offline24: kolejkę dokumentów oczekujących, ponowienia i alert
- Certyfikaty i uprawnienia rozpisane per system i per rola
- Podłączenie sklepu przez ERP, a nie obok niego
ERP, sklep i biuro rachunkowe — kto za co odpowiada
Najwięcej problemów nie bierze się z generatora XML, tylko z tego, że kilka systemów wystawia dokumenty równolegle albo dane kontrahentów są niepełne.
| Element | Rola w KSeF | Na co uważać |
|---|---|---|
| ERP | jedno źródło prawdy dla faktury | brakujący NIP, ręczne jednostki miary, rabaty liczone w dwóch miejscach |
| Sklep internetowy | dostarcza do ERP zamówienie z kompletem danych | równoległe wystawianie faktur = dwie numeracje |
| Certyfikat / pieczęć / token | tym system przedstawia się bramce | przypisanie do osoby, która odchodzi; brak monitoringu ważności |
| Kolejka offline24 | faktury wystawione, gdy bramka nie odpowiada | kto pilnuje kolejki po godzinach |
Tryb offline24 — gdy KSeF nie odpowiada
Sprzedaż nie może stanąć dlatego, że bramka nie odpowiada. W trybie offline24 faktura powstaje lokalnie, jest wydawana nabywcy z odpowiednim oznaczeniem, a do KSeF trafia po przywróceniu połączenia — według komunikatów Ministerstwa Finansów najpóźniej następnego dnia roboczego (stan: sierpień 2026; przed decyzją zweryfikuj aktualny komunikat). Po stronie systemu musi istnieć kolejka, mechanizm ponowień i alert dla człowieka, gdy kolejka rośnie.
Jak prowadzimy wdrożenie KSeF
Pracujemy fazowo, z jednym właścicielem rezultatu po naszej stronie.
- Przegląd: które systemy wystawiają dokumenty, jakość danych kontrahentów, korekty i faktury do paragonu
- Decyzje: źródło prawdy, załączniki, model uwierzytelnienia i uprawnienia
- Integracja ERP z API KSeF i podłączenie sklepu przez ERP
- Testy na prawdziwych przypadkach, w tym odrzucenia i tryb offline24
- Monitoring kolejki i ważności certyfikatów, utrzymanie przy zmianach wymagań
Czego nie robimy
Wspieramy zgodność Twoich systemów z wymaganiami technicznymi — nie zastępujemy doradcy podatkowego i nie dajemy porad prawnych. Zakres wymagań publikuje Ministerstwo Finansów (gov.pl/ksef) i to ta dokumentacja jest źródłem obowiązującego stanu.
Co dostajesz
Przegląd gotowości
Systemy, dane kontrahentów, korekty — luki techniczne i procesowe.
FA(3) z ERP
Dokumenty w obowiązującym schemacie, z korektami i wyjątkami.
API KSeF
Wysyłka, odpowiedzi, błędy i przechowanie potwierdzeń.
Offline24
Kolejka, ponowienia i alert, zanim będą potrzebne.
Certyfikaty i role
Uwierzytelnienie i uprawnienia per system i per rola.
Sklep przez ERP
Jedna numeracja i jedno źródło prawdy dla faktury.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF wymaga wymiany systemu ERP?
Zwykle nie. Jeśli Twój ERP ma udokumentowane API albo dostęp do danych faktury, integracja jest warstwą nad nim, a nie zastąpieniem go. Wymiana bywa uzasadniona tylko wtedy, gdy ERP nie potrafi wyprodukować wymaganej struktury dokumentu ani udostępnić danych.
Ile trwa integracja z KSeF?
Nie podajemy terminu bez zbadania Twojego środowiska. Zakres zależy od liczby systemów wystawiających dokumenty, jakości danych kontrahentów, korekt i faktur do paragonu oraz od tego, czy chcesz używać załączników. Harmonogram ustalamy po przeglądzie tych punktów.
Jak podłączyć sklep internetowy do KSeF?
Najczęściej nie bezpośrednio. Faktura powinna mieć jedno źródło prawdy — ERP — a sklep dostarcza do niego zamówienie z kompletem danych: NIP, forma płatności, adres, zwroty, korekty. Równoległe wystawianie dokumentów w sklepie tworzy dwie numeracje tej samej sprzedaży.
Co zrobić, gdy KSeF jest niedostępny?
Do tego służy tryb offline24: faktura powstaje lokalnie, jest wydawana nabywcy z odpowiednim oznaczeniem, a do KSeF trafia po przywróceniu połączenia — według komunikatów Ministerstwa Finansów następnego dnia roboczego (stan: sierpień 2026, zweryfikuj aktualny komunikat). System potrzebuje kolejki, ponowień i alertu.
Czym uwierzytelnia się system w KSeF?
Certyfikatem pobranym w Aplikacji Podatnika KSeF, pieczęcią kwalifikowaną albo tokenem. Wybór zależy od tego, ile systemów wystawia faktury i kto ma prawo robić to w imieniu firmy. Uprawnienia rozpisujemy per system i per rola.
Czy doradzacie w sprawach podatkowych?
Nie. Wspieramy zgodność systemów z wymaganiami technicznymi; ocenę podatkową i prawną zostawiamy doradcy podatkowemu. Obowiązujący zakres wymagań publikuje Ministerstwo Finansów na gov.pl/ksef.
Wybrane realizacje w tym obszarze
Najnowsze realizacje, które możemy pokazać publicznie — za zgodą klientów — oraz projekty modelowe. Za zespołem ponad 50 projektów i ponad 20 lat pracy w IT.
Wszystkie realizacje →Zobacz także
Masz ERP, sklep albo oba — i pytania o KSeF?
Opowiedz, które systemy wystawiają u Was faktury — w rozmowie wskażemy, co jest luką techniczną, a co procesową.
Porozmawiajmy