Kancelarie prawne · system na zamówienie
Program dla kancelarii prawnej: sprawy, terminy, rozliczenia i portal klienta
Konflikt interesów · terminy procesowe z uzasadnieniem · pisma z szablonów · czas pracy · faktury i KSeF FA(3) · portal klienta · MFA
Program dla kancelarii prawnej od Primessio to system budowany pod sposób pracy kancelarii, a nie gotowy pakiet do dopasowania się. Sprawa jest w nim centrum pracy: kontrola konfliktu interesów przed przyjęciem, terminy procesowe liczone z uzasadnieniem, dokumenty z wersjami, pisma z szablonów, czas pracy z akceptacją, faktury z korektami i plikiem KSeF FA(3) oraz portal, w którym klienci widzą swoje sprawy. Zanim porozmawiamy o wdrożeniu, możesz przeklikać działające demo kancelarii Halberg & Wierzba: panel zespołu i portal klienta otwierają się bez hasła, na fikcyjnych danych.
Na czym się skupiamy
Co robi program dla kancelarii
Moduły poniżej działają w demie Halberg & Wierzba i są punktem wyjścia do wdrożenia. Zakres dla konkretnej kancelarii ustalamy w rozmowie: można zacząć od części i dobudowywać kolejne.
| Moduł | Co robi |
|---|---|
| Sprawy i konflikt interesów | karta sprawy z etapami, stronami, zespołem i osią zdarzeń; kontrola konfliktu w całej kartotece po nazwie, NIP, KRS i PESEL, z zapisem w dzienniku |
| Terminy procesowe | kalkulator według art. 111–115 Kodeksu cywilnego z przesunięciem z soboty i dni wolnych, uzasadnienie krok po kroku, kalendarz z osobą odpowiedzialną |
| Dokumenty i listy kontrolne | wersje dokumentów, lista wymaganych dokumentów dla każdego etapu sprawy, braki widoczne na karcie i pulpicie |
| Pisma z szablonów | szablony kancelarii z polami z danych sprawy, lista braków, zatwierdzone pismo jako PDF w aktach |
| Czas pracy | karta tygodnia, zgłoszenie, akceptacja albo odrzucenie z powodem, przekazanie okresu do fakturowania |
| Rozliczenia i KSeF | umowy godzinowe i ryczałtowe, faktury z polami art. 106e, korekty zamiast anulowania, plik KSeF FA(3) sprawdzany schematem XSD |
| Portal klienta | sprawy, udostępnione terminy, dokumenty i faktury klienta oraz wątek wiadomości z zespołem |
| Role i bezpieczeństwo | uprawnienia według ról i osób, zasięg spraw, MFA, dziennik zdarzeń, administracja bez wglądu w akta |
Program na zamówienie czy gotowy program do zarządzania kancelarią
Gotowy program sprawdza się, gdy kancelaria pracuje tak, jak przewidział producent. System na zamówienie ma sens, gdy kancelaria ma własny obieg spraw, rozliczeń albo klientów zagranicznych i nie chce zmieniać pracy pod narzędzie.
| Gotowy program | Program na zamówienie od Primessio | |
|---|---|---|
| Obieg sprawy | według producenta | według etapów i list kontrolnych kancelarii |
| Rozliczenia | wbudowane modele | modele kancelarii: godzinowy, ryczałt, mieszany; konfiguracja podatkowa potwierdzana z doradcą |
| Dane | w chmurze producenta | w infrastrukturze wskazanej przez kancelarię, z szyfrowaną kopią poza serwerem |
| Języki | zwykle jeden | panel, portal i strona po polsku, niemiecku i angielsku |
| Rozwój | lista życzeń u producenta | kolejne moduły według potrzeb kancelarii, w tym AI |
AI w kancelarii: od asystenta na stronie do pracy na aktach
Na stronie kancelarii Halberg & Wierzba działa asystent oparty na regułach: odpowiada na podstawie treści strony, przygotowuje zapytanie z dziedziną prawa, liczy termin procesowy kalkulatorem kancelarii, nie ocenia spraw i nie zapisuje rozmowy. To bezpieczny pierwszy krok, bo nie korzysta z modelu językowego.
Rozbudową jest asystent z modelem językowym dla zespołu: pytania do akt sprawy z odpowiedzią i wskazaniem źródła, szkice pism do akceptacji prawnika, pseudonimizacja danych osobowych przed modelem i dziennik zapytań. Przy takim module zaczynamy od Przeglądu Procesów AI, a zespół przechodzi warsztat z pracy z AI z uwzględnieniem tajemnicy zawodowej.
Tajemnica zawodowa, RODO i bezpieczeństwo
Dane kancelarii są objęte tajemnicą zawodową, dlatego bezpieczeństwo jest częścią architektury, a nie dodatkiem. Każda osoba widzi tylko sprawy w swoim zasięgu, administracja systemu zarządza kontami bez dostępu do akt, logowanie zabezpiecza MFA, dziennik zdarzeń jest zabezpieczony przed zmianą, a szyfrowana kopia zapasowa trafia poza serwer z automatyczną próbą odtworzenia. Przy wdrożeniu konfigurujemy te mechanizmy w infrastrukturze i według zasad dostępu kancelarii.
Jak przebiega wdrożenie
Zaczynamy od pokazu demo i rozmowy o tym, jak kancelaria pracuje dziś: skąd przychodzą sprawy, gdzie są terminy, jak rozlicza się czas i faktury. Potem ustalamy zakres pierwszego etapu, przenosimy dane z obecnych narzędzi, konfigurujemy role i szablony i uruchamiamy system z zespołem. Kolejne moduły dobudowujemy według potrzeb, a stronę kancelarii, widoczność w Google i w odpowiedziach AI oraz kampanie możemy poprowadzić w tym samym zespole.
Co dostajesz
Panel zespołu
Sprawy, terminy, dokumenty, pisma, czas pracy i rozliczenia w jednym miejscu.
Portal klienta
Klienci widzą swoje sprawy, terminy, dokumenty i faktury.
Faktury i KSeF
Pola art. 106e, korekty, plik FA(3) sprawdzany schematem XSD.
Bezpieczeństwo
Role, MFA, dziennik zdarzeń, szyfrowana kopia poza serwerem.
Strona kancelarii
PL, DE i EN, z formularzem zapytań trafiających do panelu.
Rozwój z AI
Asystent na stronie i asystent dla zespołu jako kolejne moduły.
Najczęstsze pytania
Jaki program dla kancelarii prawnej wybrać?
Jeśli kancelaria pracuje standardowo i nie potrzebuje integracji, wystarczy gotowy program. Jeśli ma własny obieg spraw, różne modele rozliczeń, klientów zagranicznych albo wymagania co do miejsca przechowywania danych, lepszy jest program na zamówienie, który odwzorowuje sposób pracy kancelarii.
Czy mogę zobaczyć program przed rozmową?
Tak. Demo kancelarii Halberg & Wierzba jest otwarte: do panelu zespołu i portalu klienta wchodzi się przyciskiem jednej z osób demo, bez hasła. Dane są fikcyjne i co noc wracają do stanu wyjściowego.
Czy program liczy terminy procesowe?
Tak. Kalkulator liczy terminy według art. 111–115 Kodeksu cywilnego, przesuwa koniec terminu z soboty i dni ustawowo wolnych i pokazuje uzasadnienie krok po kroku. Wynik trafia do kalendarza z osobą odpowiedzialną.
Czy program obsługuje KSeF?
Do każdej faktury i korekty powstaje plik KSeF FA(3) sprawdzany schematem XSD Ministerstwa Finansów. W demie bez wysyłki; przy wdrożeniu podłączamy wysyłkę do KSeF z uprawnieniami kancelarii.
Gdzie są przechowywane dane kancelarii?
W infrastrukturze wskazanej przez kancelarię: na jej hostingu albo serwerze. Szyfrowana kopia zapasowa trafia poza serwer i jest regularnie sprawdzana próbą odtworzenia.
Czy w programie jest sztuczna inteligencja?
Na stronie kancelarii działa asystent oparty na regułach, bez modelu językowego. Asystent z modelem językowym dla zespołu, do pracy na aktach, jest modułem rozbudowy z pseudonimizacją danych i akceptacją prawnika przed użyciem wyniku.
Czy możecie przenieść dane z obecnego programu?
Tak, jeśli obecny program pozwala wyeksportować dane, na przykład do pliku CSV albo przez interfejs. Zakres migracji ustalamy przed wdrożeniem.
Ile kosztuje program dla kancelarii?
Zależy od zakresu modułów, migracji danych i integracji. Cenę podajemy w ofercie po rozmowie i pokazie demo.
Wybrane realizacje w tym obszarze
Najnowsze realizacje, które możemy pokazać publicznie — za zgodą klientów — oraz projekty modelowe. Za zespołem ponad 50 projektów i ponad 20 lat pracy w IT.
Wszystkie realizacje →Realizacje i usługi powiązane
Prowadzisz kancelarię i chcesz zobaczyć, jak to działa na Twoich sprawach?
Napisz, ile osób pracuje w kancelarii i z jakich narzędzi korzystacie dziś. Pokażemy demo i zaproponujemy zakres pierwszego etapu.
Umów pokaz